پروفرما چیست؟ پروفرما یکی از مهم‌ترین اسناد در تجارت بین‌الملل پروفرما می باشد. که قبل از پایان دادن به یک قرارداد تجاری لازم است شرکت‌ های طرف معامله در مورد شرایط قرارداد مانند نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، و همین طور قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا با هم مذاکره کنند.

به طور خلاصه در پاسخ به سوال پروفرما چیست؟ باید گفت پروفرما سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد .

تفاوت پروفرما اینویس و اینویس کدام است؟

تفاوت پروفرما اینویس و اینویس در چیست؟ و هر کدام شامل چه اطلاعاتی هستند؟ گاهی ممکن است اینویس و پروفرما اینویس به اشتباه یکسان در نظر گرفته شوند. مهم‌ترین تفاوت این دو سند این است که پروفرما اینویس یک سند رسمی نیست و با هدف ارائه اطلاعات اولیه بین طرفین معامله صادر می‌شود. در حالی که اینویس قابل پیگیری است و پرداخت مبلغ خرید با توجه به این سند انجام می‌شود.

پروفرما اینویس شامل :

• برآورد قیمت
• توضیحات محصول و کیفیت
• مقدار محصول
• روش پرداخت
• زمان تحویل مورد انتظار
• ORIGIN– کشور سازنده کالا
• VALIDITY– تاریخ اعتبار پروفرما

خریدار و فروشنده  پس از تایید کردن شرایط گفته شده در پروفرما اینویس نسخه نهایی (اینویس) را تعریف و برای انجام دادن کارهای مالی و همین طور کارهای قانونی، خرید و فروش کالای خود را مورد ارزیابی قرار می‌دهند.

اینویس شامل :

• تاریخ صدور پروفرما توسط فروشنده
• نام و آدرس کامل خریدار و فروشنده
• مشخصات کالا شرح کیفی و کمی و تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص و ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
• مبلغ پروفرما با ذکر نوع ارز، تفکیک کردن قیمت خالص کالا ،قیمت بسته بندی، اندازه و قیمت حمل کالا
• نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
• مبدا و مقصد نهایی کالا با مشخص کردن کشور و شهر و بندر
• زمان تحویل گرفتن کالا و تعیین تکلیف راجع به حمل به دفعات PARTIAL SHIPMENT
• وسیله ی  حمل کالا و تعیین تکلیف راجع به انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر TRANSHIPMENT
• نحوه پرداخت وجه کالا حواله،برات،اعتبار اسنادی TERMS OF PAYMENT
• توضیح دادن درمورد محدوده زمانی و موضوع بازرسی کالا در مبدایی که حمل می شود و تعیین تکلیف کردن در مورد هزینه ها
• کشور سازنده کالا COUNTRY OF ORIGIN
• مهلت اعتبار پروفرمVALIDITY OF PROFORMA
• خدمات پس از فروش
• توافق کردن بر سر ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
• اسناد مورد نیازدرخواست خریدار و گواهی هایی مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا.

تعریف Proforma Invoice در بازرگانی خارجی

به آن چه در جلسات مذاکره بین خریدار و فروشنده به عنوان توافق در نظر گرفته می شود، در پایان مذاکرات در قالب سند پیش فاکتور، از سمت فروشنده برای خریدار ارسال می شود. این توافق ها که شامل قیمت، شرایط تحویل، زمان تحویل، شرایط پرداخت، توضیحات کامل محصولات و .. غیره می باشد که در پروفرما اینویس ثبت می شود.

نحوه صدور پروفرما چیست؟

پیش فاکتور یا پروفرما اولین سند معامله های بین المللی می باشد که مانند سایر قراردادهای تجاری با توجه به درخواست ها و نیازهای دو طرف معامله تنظیم و به ثبت می رسد. این سند در مراحل واردات کالا از جمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک کاربرد دارد.

برای صادر کردن این گواهی نیازی نیست اقدامات گسترده ای داشته باشید، تنها لازم است با ذکر شرایط مورد نظر خود از معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی از فروشنده کالا بخواهید سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداری شده تهیه کند .

همانطور که گفته شد پروفرما یا پیش فاکتور فرم واحدی ندارد و همواره براساس نیاز طرفین معامله اطلاعاتی در این سند نوشته می شود.

اعتبار و شماره پروفرما چیست؟

در مورد معرفی کردن پیش فاکتور اصطلاحات متنوعی وجود دارد که شما باید به عنوان یک تاجر بین المللی با آن ها کاملا آشنا باشید تا بتوانید سند دقیق و درستی را از آغاز تجارت بین المللی خود بدست آورید.

شماره پروفرما و اعتبار آن دو اصطلاح کاربردی در این زمینه می باشند که تعریف علمی نیز ندارند؛ اما لازم است در این خصوص اطلاعات دقیقی را داشته باشید.

شماره پروفرما به شماره ای گفته می شود که به شرکت فروشنده مرتبط است و در واقع به وسیله فروشنده کالا تعیین می شود. اعتبار پروفرما تاریخ انقضای پیش فاکتور است که باید مطابق با نظر طرفین قرارداد تنظیم و ثبت گردد.

براساس این تاریخ برگه پیش فاکتور تا زمان تعیین شده دارای اعتبار است و پس از گذشت تاریخ انقضای آن دیگر هیچ گونه اعتبار مادی و یا معنوی ندارد و از لحاظ کاربردی قابل استفاده نمی باشد.

تفاوت بین پیش فاکتور در روش پرداخت TT با اعتبار اسنادی LC در چیست؟

صادر کردن پروفرما از طرف فروشنده در اعتبار اسنادی یا همان LC لازم بوده، و به عنوان یکی از اسناد ارائه شده به بانک مورد نیاز است. اما در روش پرداخت TT ممکن است که فروشنده به شما پیش فاکتور را ندهد، ولی شما باز هم با او قرارداد را بنویسید و خرید را هم انجام دهید.

بطور کلی باید گفت که ، وجود پروفرما در اعتبار اسنادی، بسیار لازم و ضروری بوده است و ورودی قرارداد فروش می باشد. و قرارداد بر اساس آن تنظیم می شود. اما در روش پرداخت تی تی، پیش فاکتور در صورت وجود، به عنوان یکی از ضمانت های قرارداد می باشد. اما به شما پیشنهاد می کنیم که حتما این سند را بصورت معتبر و استاندارد از فروشنده درخواست کنید.

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

پیش فاکتور یا پروفرما سندی کاربردی می باشد که در حوزه‌های گوناگون از ان  استفاده می‌شود. بعضی از کاربردهای این سند عبارت‌اند از:

تجارت بین الملل

در تجارت بین الملل و واردات کالا برای آن که خریدار کالای خارجی یا وارد‌ کننده بتواند مراحل تجارت را سپری نماید و مجوزهای لازم برای واردات کالا را نیز دریافت کند که ارائه پروفرما لازم و ضروری است.

به طور کلی واردکنندگان کالا برای شروع واردات ضروری است قبل از هر اقدامی نسبت به صادر کردن پروفرما و ارائه دادن آن نیز اقدام نمایند.

تخصیص ارز

تخصیص ارز یکی از کاربردهای این سند نیز می باشد که تجار و بازرگانان برای پرداخت‌های بین ‌المللی به ارزهای خارجی نیاز دارند که نوسانات قیمت ارز مشکلات زیادی در این زمینه برای تجار بوجود آورند.

برای برطرف کردن این مشکلات تجار می‌توانند با ارائه دادن پیش فاکتور از ارزهای دولتی یا امتیازات دولت در این زمینه استفاده کنند. بنابراین با ارائه این سند در آغاز تجارت می‌توانید بسیاری از مشکلات با تخصیص ارز را برطرف نمایید.

نمونه پروفرما

همانطور که در مطالب بالا گفته شد فاکتور Proforma یک پیش فاکتور اولیه می باشد و همانند هر فاکتور دیگری، این فاکتور باید شامل فهرستی از اقلام و هزینه ها باشد. با این حال، از آنجایی که این سند لزوماً فرم نهایی اینویس نیست بهتر است در مفاد آن توجه شود.

مزایده قراردادهای صادراتی

در برخی از مواقع برگه های Performa در زمینه مزایده قراردادهای صادراتی هم استفاده می شود.

فواید پروفرما به طور خلاصه می توان این گونه بیان کرد که:

• تمامی اطلاعات در خصوص معامله را به صورت کامل قید می کند.
• به عنوان رسید پرداخت های خریدار به فروشنده اعتبار می بخشد.
• کاهش دادن زمان معاملات.
• قرارداد قانونی است که می تواند به شکل قانونی از آن استفاده کرد.
• باعث کم شدن خطا در اسناد واردات و صادرات کالا می شود.

کلام آخر

پروفرما اینویس یا پیش فاکتور از اسناد کاربردی در تجارت و واردات کالا است. همچنین، این سند حاوی اطلاعات گوناگونی است و فروشنده وظیفه صادر کردن آن را بر عهده دارد.

پیش فاکتور زمانی صادر می‌شود که فروشنده درباره ی مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی خود اقدام کند به این دلیل که جزئیات نهایی معامله توسط خریدار تأیید نشده است. پیش فاکتور ضرورت اجرایی ندارد و فروشنده می تواند آن را لغو کند.